REGARDS CROISÉS est une série d’articles en 4 dimensions sur le monde du travail, qui vous fait voyager dans des situations concrètes de la vie en entreprise. Une vision à 360° pour vous aider à prendre du recul et trouver des solutions constructives pour tous !

ÉPISODE 8 – COMMENT S’APPROPRIER LE TRAVAIL « HYBRIDE », D’UN POINT DE VUE RH ET JURIDIQUE ?

Le regard de Charlie, le collaborateur :

« Après l’expérience COVID, notre entreprise est en pleine réflexion sur une nouvelle organisation du travail. Dans ce cadre, les managers devraient recueillir les idées des collaborateurs. Lorsque Dominique me contactera, j’en profiterai pour lui dire que je veux retourner travailler sur site trois fois par semaine et télétravailler deux fois par semaine. Cela me permettra de concilier le lien qui m’a manqué avec mes collègues pendant les confinements avec les avantages du télétravail  ».

Le regard de Dominique, la manager :

« L’entreprise envisage de mettre en place le flex office. Elle a demandé aux managers d’organiser avec leurs collaborateurs des retours d’expériences sur le télétravail pendant la crise sanitaire. L’idée est de valoriser les apports de cette crise concernant le télétravail, de réfléchir ensemble à ce qui pourrait être important d’intégrer dans le cadre d’un passage au flex office et de sonder nos collaborateurs sur leurs attentes en termes d’organisation. Je m’aperçois que ces attentes sont très différentes d’un collaborateur à l’autre. Certains m’ont même fait savoir qu’ils ne souhaitaient pas reprendre le travail sur site et qu’ils entendaient télétravailler à 100%. D’autres, en revanche, ne veulent plus entendre parler de télétravail. Je vais faire une réunion avec Andréa, le RH, et Camille, la juriste, pour leur faire part de ce constat et voir quelle est la conduite à tenir ».

Le regard d’Andréa, le RH :

« La période COVID a changé la donne sur de nombreux paramètres : l’environnement a changé, les attentes ont changé, les compétences ont changé… Difficile de penser que notre mode d’organisation doit rester ce qu’il était avant la COVID.

Notre entreprise réfléchit donc à la meilleure façon de capitaliser sur cette dynamique, avec trois objectifs majeurs :

-Concilier efficacité et bien-être au travail ;

-Développer encore la capacité d’adaptation de l’organisation ;

-Activer les liens de collaboration entre les équipes en interne, mais aussi avec l’externe (clients, fournisseurs, partenaires, candidats…), sources de créativité et de développement.

Nous avons choisi de travailler sur trois leviers de transformation :

-La mise en place de conditions pérennes de télétravail ;

-Le développement continu des capacités à travailler en mode hybride (télétravail + présentiel) ;

-La transformation de la mission première du site : non plus seulement « héberger » chaque collaborateur mais en faire un lieu clé d’expérimentation et de créativité, diffuseur de notre ADN et activateur de liens entre nos collaborateurs et avec nos parties prenantes (par exemple : show rooms, zone de conférences et de workshops, zone d’expérimentation ou de démonstration…). Bref, un endroit où l’on ne vient pas par routine.

Pour cela, nous devons repenser l’allocation de nos m2 en fonction de leur usage et diminuer le nombre de places individuelles, puisque certaines tâches peuvent être aussi bien faites, voire mieux faites en télétravail.

Nous ne voulons pas nous précipiter car il nous semble que pour être efficace et bien vécu, le flex office doit être compris et pensé de concert avec nos modes et outils de communication (qui ont tendance à proliférer), nos modalités et conditions de télétravail, la spécificité de nos différents métiers et, bien sûr, notre vision d’entreprise.

Nous avons d’ailleurs décidé d’impliquer nos collaborateurs dans les réflexions autour de l’évolution des modalités du télétravail mais aussi autour de notre futur flex office :

-Les conditions pour qu’il fonctionne par métier ;

-Les canaux et principes de communication à mettre en place ;

-La façon la plus efficace d’organiser les zonings, la proximité entre les équipes ;

-La façon de conserver le lien entre les équipes ;

-Les objectifs, fonctions et utilisation des nouveaux espaces collaboratifs ;

-Les objectifs et la façon d’intégrer les clients et partenaires à la vie sur site ;

-Le comment conserver notre ADN et intégrer les nouveaux collaborateurs.

Les premières étapes pour piloter ce nouveau changement consisteront donc à :

-Expliquer le projet et la volonté de le construire tous ensemble ;

-Organiser de façon qualitative (via des face-à-face menés par les managers et des réunions d’équipe) les retours d’expériences de l’année passée, les points positifs, les points à améliorer ainsi que les éventuels freins et leviers des équipes face à ce nouveau changement ;

-Synthétiser l’ensemble des retours pour dessiner les grandes tendances ;

-Organiser des groupes de travail, quand nécessaire, avec un mode opératoire et un périmètre défini pour aller plus loin dans les recommandations ;

-Définir un plan d’action progressif.

Nous avons également l’intention d’intégrer nos clients et nos fournisseurs sur certaines parties de nos réflexions.

Un temps d’échanges est prévu en amont avec l’ensemble des managers pour les briefer sur le projet, sur le benchmark de ce que qui se pratique ailleurs, sur la façon pour eux de faciliter au mieux les échanges, sur leur rôle de relais du changement. Ce temps sera également l’occasion de les laisser s’exprimer sur leurs propres freins, leviers, besoins et questionnements… Une période parfaite pour fédérer les collaborateurs derrière la définition du « comment travailler ensemble » et activer positivement le dialogue social ».

Le regard de Camille, la juriste :

« Les premiers retours des salariés révèlent une très grande hétérogénéité des attentes de nos collaborateurs, dans un contexte où le télétravail « forcé » sera amené à laisser progressivement la place au télétravail « habituel ».

La mise en place ou, le cas échéant, la reprise de ce télétravail « habituel » devra s’inscrire dans le cadre juridique fixé par les articles L.1222-9 et suivants du Code du travail et, sous réserve de leur applicabilité, par les Accords Nationaux Interprofessionnels (ANI) des 19 juillet 2005 et 26 novembre 2020. Ce cadre juridique repose notamment sur trois règles qu’il conviendra de rappeler aux collaborateurs ainsi qu’aux managers :

-Le télétravail repose sur le principe du double volontariat :

L’employeur ne pourra donc imposer au salarié ni le principe du télétravail (hors circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure) ni sa régularité. Il s’ensuit qu’une entreprise qui instaurerait le télétravail à 100%, par exemple pour faire l’économie de dépenses de loyers, sans s’assurer préalablement de la volonté individuelle de chacun de ses salariés, mettrait à mal ses obligations légales. De même, une entreprise ne devrait pas pouvoir valablement opposer l’atteinte du quota des postes de travail en flex office, pour refuser l’accès au bureau à un salarié désireux de travailler en présentiel.

Inversement, le salarié ne pourra pas exiger de son employeur l’accès automatique au télétravail, à la régularité qui lui convient. Si un salarié venait à refuser de revenir sur site malgré les demandes répétées  de son employeur, ce refus pourrait constituer un acte d’insubordination susceptible d’entraîner des sanctions disciplinaires, surtout si l’absence du salarié perturbe le bon fonctionnement du service.

-Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif, à défaut dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du CSE s’il existe, et à défaut dans le cadre d’un accord de gré à gré entre l’employeur et le salarié, formalisé par tous moyens. Deux situations peuvent être distinguées :

1°) Soit le télétravail « régulier » a été institutionnalisé dans le cadre d’un accord ou d’une charte : ces derniers pourront continuer à s’appliquer, auquel cas le nombre de jours télétravaillables est d’ores-et-déjà déterminé et les salariés devront, en principe, s’y conformer.

2°) Soit le télétravail « régulier » n’a pas été institutionnalisé, auquel cas l’employeur peut décider de sa mise en place grâce à un accord collectif ou à une charte, dont la rédaction pourra s’inspirer des retours d’expériences des collaborateurs. S’il ne le fait pas et s’il est confronté à des demandes individuelles d’accès au télétravail, l’employeur veillera au respect du principe de l’égalité de traitement entre ses salariés et aura intérêt à justifier son éventuel refus par des éléments objectifs, telles que les nécessités du service ou des questions de management.

-Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits légaux et conventionnels que les autres (respect des durées maximales de travail, des repos, des temps de pause, du droit à la déconnexion…). L’employeur devra également prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur  ».

Le conseil Regards Croisés :

En cas de retour sur site des collaborateurs, veiller au respect du protocole sanitaire. Plus généralement, veiller au respect des consignes du Ministère du Travail prescrites au gré de l’évolution de la situation sanitaire.

Pour les entreprises dotées d’un accord collectif ou d’une charte relatifs au télétravail, rappeler aux collaborateurs les modalités qui y sont mentionnées. À défaut, un dialogue peut toujours être enclenché pour convenir des modalités du télétravail, dans le cadre d’un accord collectif, d’une charte ou d’un accord de gré à gré.

Organiser des retours d’expériences avec les collaborateurs pour valoriser et capitaliser sur les apprentissages des périodes de confinement et pour définir un cadre de travail adapté à l’entreprise.

Suivre le changement dans le temps en mettant en place des indicateurs business, « météo » (niveau de satisfaction des collaborateurs) et de climat social. Ces indicateurs permettent le « test & learn « et anticipe ce qui doit être adapté.

S’inspirer des pratiques menées dans les autres entreprises et penser en dehors du cadre sans céder au « copier-coller » entre le monde connu des pratiques présentielles et le monde moins connu de l’hybride (l’illustration la plus flagrante est la transposition des réunions qui aboutit à des journées de visios).

Développer le management par objectifs, l’autonomie des collaborateurs et la cohésion inter et intra équipes, sans oublier la formation des managers et collaborateurs au mode de travail hybride.

Intégrer les parties prenantes (clients, fournisseurs, candidats, partenaires etc…) dans la mission collaborative du site.

Intégrer les partenaires sociaux à tous les niveaux de la réflexion.

Article rédigé par Emmanuelle FOULONNEAU (Cabinet EFFIBÉ) et Claire FAURÉ, Avocat